Politique sur la protection de la vie privée

Adoptée le 21 décembre 2021 – Révisée le 21 septembre 2023

Les Amis du Biodôme ont pour mission de faire connaître et apprécier le monde vivant afin de favoriser chez leurs membres et le public en général, une prise de conscience face à la protection, à la gestion et à la conservation du patrimoine naturel.

La communication et la cueillette d’informations est indispensable à la réalisation de notre mission, et il est important pour nous de respecter la relation que nous entretenons avec nos membres et abonnés.

La présente politique sur la protection de la vie privée est le fruit de nos efforts pour assurer ce respect de notre relation avec nos membres et abonnés, tout en nous permettant de communiquer avec le plus grand nombre, de la manière la plus efficiente possible. Vous trouverez dans cette politique le mode de collecte, d’utilisation et de sauvegarde des renseignements personnels que vous nous fournissez.

1.Rôles et responsabilités en matière de renseignements personnels

La directrice générale des Amis du Biodôme est la personne désignée responsable de l’application de la politique de protection de la vie privée de l’organisme. Toutes questions ou plaintes doit lui être adressées par courriel à l’adresse suivante : lesamisdubiodome@montreal.ca

Afin d’activer les abonnements et pour les inscriptions aux activités offertes à nos membres, les préposés au service aux membres des Amis du Biodôme ont accès aux noms, codes postaux, adresse courriel et numéros de téléphone des membres de l’organisme. Ces renseignements sont conservés dans un document Google Sheet sur le Google Drive des Amis du Biodôme, hébergé et sécurisé par la Ville de Montréal. Les membres ayant procédé à un abonnement directement à notre comptoir de service voient aussi leurs informations personnelles recueillies sur un formulaire papier, conservé dans les bureaux de l’administration des Amis du Biodôme, fermés à clé en tout temps.

Afin de procéder aux inscriptions aux Camps de jour Espace pour la vie, les agentes de bureau des Amis du Biodôme ainsi que la coordonnatrice des Camps de jour, ont accès aux dossiers d’inscription ainsi qu’aux informations personnelles qu’ils contiennent : noms, adresses postales, courriels, numéro de téléphone, dates de naissance, informations médicales et numéros d’assurances sociales. Ces informations sont conservées sur la plate-forme virtuelle Amilia.

Les Amis du Biodôme collectent aussi les renseignements personnels de leurs employés à des fins fiscales, de paie et de communications. Les dossiers physiques sont entreposés dans le local des archives au Biodôme de Montréal, fermé à clé en tout temps. Les renseignements personnels des employés sont partagés avec Desjardins, le système de paie de notre organisme. Certains renseignements personnels
de nos employés sont conservés sur Google Drive, soumis aux règles de sécurité informatiques de la Ville de Montréal.

2. Cycle de vie des renseignements personnels

Les informations personnelles des membres des Amis du Biodôme ainsi que des clients des Camps Espace pour la vie seront conservées pendant une durée maximum de trois ans. Après ce délai de trois ans, elles seront détruites (suppression totale et finale des données informatiques et déchiquetage des documents papier).

Les renseignements personnels relatifs aux employés des Amis du Biodôme seront conservés pour une période de 10 ans. Ils seront ensuite détruits.

2.1 Renseignements personnels

Les renseignements personnels sont définis comme tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier, directement ou indirectement.

La demande de renseignements personnels par les Amis du Biodôme peut prendre diverses formes — formulaires et sondages sur notre site Web, formulaires remplis au comptoir de service, formulaires remplis sur des plates-formes d’inscription en ligne, communications par téléphone ou en personne.

Plusieurs raisons peuvent motiver la demande de renseignements personnels, notamment le traitement d’un abonnement, le traitement d’une demande d’inscription à une infolettre, vous inviter ou vous inscrire à des activités ou à des programmes, ou vous envoyer toute information au sujet de notre organisme susceptible de vous intéresser. Nous pourrions par ailleurs vouloir communiquer avec vous par courriel ou par téléphone lorsque se présentent des occasions particulières.

Les Amis du Biodôme s’engagent à ne pas communiquer vos renseignements personnels à quiconque sauf si nous y sommes tenus :

• par la loi;
• par toute ordonnance rendue par un tribunal ou une autorité ayant le pouvoir de nous contraindre à communiquer lesdits renseignements personnels;
• pour assurer la protection ou la défense d’un intérêt juridique;
• conformément à la présente politique;
• à moins que la personne concernée n’y consente.

Vos renseignements d’ordre financier, tels que vos données bancaires ou vos données de carte de crédit ne sont pas collectés et/ou conservés par Les Amis du Biodôme. Nous recourons aux services de tierces parties pour la collecte de vos renseignements relatifs au paiement pour les abonnements et pour les séjours aux Camps de jour Espace pour la vie.

2.2 Renseignements non personnels

Dans le cadre de l’exploitation de son site web, Les Amis du Biodôme recueillent également des informations globales, telles que des statistiques démographiques sur les utilisateurs du site web (la répartition géographique des utilisateurs), le nombre de visiteurs et le temps moyen d’utilisation passé sur chaque page, etc. Ces informations sont considérées comme des renseignements non personnels.

Notre site utilise des témoins de connexion (cookies) pour consigner divers renseignements — où vous êtes, à quel moment vous consultez notre site, quel contenu vous intéresse le plus, etc. Ces renseignements nous sont très utiles dans le choix de nos contenus. Nous utilisons aussi des liens dans nos infolettres pour retracer les taux d’ouvertures et de clics qui nous aideront à déterminer le contenu qui vous intéressent davantage. Lorsque vous naviguez sur notre site web, l’option de gérer les préférences des témoins de connexion ou de tous les accepter vous sera proposée, vous permettant de consentir ou non à l’utilisation de ces témoins de connexion.

3. Consentement à la communication

3.1 Consentement

Lorsque vous nous fournissez des renseignements personnels, nous demandons votre consentement à ce que nous colligions, utilisions et divulguions ces renseignements conformément aux dispositions de la présente politique.

Nous respectons totalement votre droit de contrôler vos renseignements personnels. Aussi, n’hésitez pas à communiquer avec nous sans tarder si vous souhaitez que nous cessions d’utiliser vos renseignements tel que mentionné ci-dessous aux sections Partage de renseignements et Recours à des tierces parties. Nous nous conformerons à votre demande dans les plus brefs délais possible.

Important — Nous pourrions nous trouver dans l’incapacité de vous fournir certains renseignements ou de vous offrir certains services en l’absence de renseignements personnels précis. Par exemple, nous ne pourrions pas vous inscrire comme membre en l’absence de votre adresse courriel ou accepter l‘inscription de votre enfant à nos camps de jour sans l’obtention d’informations médicales le concernant.

3.2 Partage de renseignements

Lors d’un achat d’abonnement, de passeport Espace pour la vie ou d’une inscription aux Camps jour Espace pour la vie, nous devons partager vos informations personnelles à Espace pour la vie afin qu’ils puissent vous identifier et vous donner accès à leurs institutions.

3.3 Recours à des tierces parties

Dans certains cas, nous n’assurons pas nous-mêmes la collecte et la sauvegarde des renseignements personnels figurant dans nos systèmes et nous confions ces tâches à une tierce partie, telles que pour envoyer un sondage, pour envoyer un courriel, pour héberger notre site web ou pour les inscriptions aux Camps de jour Espace pour la vie.

Ces tierces parties disposent de ressources nécessaires pour assurer la sécurité et protéger le caractère confidentiel de l’information, de même qu’ils sont assujettis aux lois qui leur sont applicables en matière de protection de la vie privée. Les tierces parties sont les suivantes :

Amilia – Inscription aux Camps de jour Espace pour la vie
Espace pour la vie – Inscription aux Camps de jour Espace pour la vie, accès aux musées pour les membres des Amis du Biodôme
Mailchimp – Envoie des infolettres

4. L’accès à vos renseignements personnels

À chaque année, au moment du renouvellement des abonnements ou de la réinscription des enfants aux Camps de jour, vous avez l’occasion de mettre à jour vos coordonnées et renseignements personnels en utilisant nos formulaires d’inscription sur notre site web ou via la plateforme Amilia, dans le cas des Camps de jour. En tout temps, vous pouvez aussi faire une demande à l’adresse ci-dessous pour modifier vos renseignements personnels (lesamisdubiodome@montreal.ca). Vous pouvez en tout temps cesser de recevoir des courriels des Amis du Biodôme en cliquant sur le lien de désinscription figurant au bas de toutes nos infolettres.

5. Mises à jour et révision de la Politique

Dans l’éventualité de mises à jour et de révision de la présente politique, celle-ci sera rendue accessible sur le site Internet des Amis du Biodôme dans les 90 jours.

La présente politique respecte les lois applicables au Québec en matière de protection de la vie privée.

Pour tout renseignement supplémentaire, n’hésitez pas à communiquer avec nous :

Amélie Sénécal, directrice générale

Courriel : lesamisdubiodome@montreal.ca tél : 514-868-7853